Son fechas de convocatoria de Juntas Generales Ordinarias para la aprobación de Cuentas Anuales. Con ocasión de ello es conveniente tener en cuenta las alternativas que la legislación de urgencia nos ofrece para facilitar su celebración sin necesidad de que los socios se reúnan presencialmente.
El 30 de marzo de 2021 entró en vigor la Ley 2/2021, de 29 de marzo, de medidas urgentes de prevención, contención y coordinación para hacer frente a la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19. Su Disposición final 4ª establece medidas excepcionales para el año 2021 que permiten la convocatoria, celebración de las Juntas generales y adopción de acuerdos por medios telemáticos.
Si bien en esta Disposición final se establecen unas medidas concretas para cada tipo de sociedad, encontramos previsiones comunes aplicables a todas las reuniones de los Órganos de administración y Juntas generales que se vayan a celebrar de forma telemática. Así, aun cuando no se prevea en los estatutos, se habilita al órgano de administración para prever en la convocatoria a la Junta general la asistencia de los socios por medios telemáticos y el voto a distancia, en los términos establecidos en los artículos 182, 189 de la LSC. Los requisitos fundamentales y que podríamos llamar “transversales” son:
- Que las personas que tuvieran derecho de asistencia o sus representantes, dispongan de los medios necesarios, se reconozca su identidad, y así se exprese en el acta. También se deberá garantizar la identidad del socio o a su representante, mediante comprobación de su identidad por el Presidente, que se recogerá en acta.
- La convocatoria, además de cumplir con el contenido legalmente exigible, deberá prever los plazos, formas y modo de celebración y ejercicio del voto.
- Regular la posibilidad del ejercicio del voto a distancia mediante correspondencia postal, electrónica o cualquier otro medio, siempre y cuando se garantice debidamente la identidad del sujeto. Los votos a distancia se considerarán como presentes a efectos de constitución de la Junta.
- Garantizar los derechos de transmisión en directo y comunicación bidireccional en tiempo real. Además, la participación de los socios deberá asegurarse mediante asistencia telemática, representación conferida al Presidente de la Junta por medios de comunicación a distancia o el voto anticipado a través de medios de comunicación a distancia.
- Se considerará que el lugar de celebración es el del domicilio social de la persona jurídica.
- Si bien el acta siempre es preceptiva, en estos casos es necesario que en la misma se incluyan todos estos detalles para demostrar que se han garantizado todos los derechos de socios y de los participantes, debiendo enviarse la misma a los participantes con la mayor brevedad posible e incluso elevarse a público en el caso de las sociedades anónimas cotizadas.
Más en concreto, para las sociedades anónimas, aunque los estatutos no lo hubieran previsto, el Consejo de administración podrá prever en la convocatoria de la Junta general (que se considerará celebrada en el domicilio social con independencia de donde se halle el Presidente de la Junta) la asistencia por medios telemáticos y el voto a distancia (de conformidad con los artículos 182 y 189 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, y del artículo 521 del mismo – para el caso de las sociedades anónimas cotizadas-), así como la celebración de la junta en cualquier lugar del territorio nacional. El órgano de administración también podrá acordar en el anuncio de convocatoria la celebración de la junta por vía exclusivamente telemática, siempre que se acompañe de garantías razonables para asegurar la identidad del sujeto que ejerce su derecho de voto y se ofrezca la posibilidad de participar en la reunión por todas y cada una de estas vías:
- asistencia telemática;
- representación conferida al Presidente de la Junta por medíos de comunicación a distancia
- voto anticipado a través de medios de comunicación a distancia.
Los administradores también podrán asistir a la reunión por audioconferencia o videoconferencia.
En el caso concreto de las sociedades limitadas y las comanditarias por acciones, estas medidas se traducen en que la junta general podrá celebrarse por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, siempre que
- todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quienes los representen dispongan de los medios necesarios,
- el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta,
- el secretario remitirá el acta de inmediato a las direcciones de correo electrónico de los socios.
Estas mismas normas regirán las reuniones del patronato de las fundaciones, las sesiones de los órganos de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, y del consejo rector de las sociedades cooperativas y a las comisiones delegadas y a las demás comisiones obligatorias o voluntarias que tuviera constituidas.
Con respecto a los acuerdos de estos últimos, sin estar previsto en los estatutos, podrán adoptarse mediante votación por escrito y sin sesión siempre que lo decida el presidente, o lo soliciten al menos, dos de los miembros del órgano. También se considerará que estos acuerdos fueron tomados en el domicilio social de la persona jurídica, independientemente de dónde se encuentren los participantes en los mismos. Eso sí, todos estos acuerdos se regirán por lo establecido en el artículo 100 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, aunque no se trate de sociedades mercantiles.
Las anteriores medidas son de aplicación para todo el ejercicio 2021, aunque cabe esperar que estas medidas se prorroguen o se regulen unas nuevas similares para el ejercicio 2022 en función de la evolución de la pandemia.
No obstante ello, en previsión y adaptación a las nuevas circunstancias y más generalizado uso de las nuevas tecnologías, prever la adaptación estatutaria para la celebración de juntas de forma remota, que la nueva redacción del artículo 182 LSC autoriza para todas las personas jurídicas.
El nuevo artículo 182 bis LSC regula las juntas exclusivamente telemáticas, que podrán ser autorizadas estatutariamente, siempre y cuando la modificación de los estatutos sea aprobada por socios que representen al menos dos tercios del capital presente o representado en la reunión. Si bien se trata de un artículo muy garantista e incluye un tedioso sistema de identificación de los socios y del ejercicio del derecho a voto de los mismos, no se puede obviar el claro avance hacia la digitalización de la gestión de las sociedades y los múltiples beneficios que las juntas telemáticas pueden suponer tanto a las empresas como a los socios en términos de ahorro de tiempo y costes.
